秘書代行システム

基本機能

応対情報	会社基本情報 お客様情報 クライアント様情報 時間毎に変化する応対テンプレート 自由にカスタマイズ可能な応対フロー 応対内容の入力
CRM機能	ダイヤルイン番号による応対情報の自動ポップアップ 発信者番号からお客様情報を自動検索 クライアント様情報からのダイレクト電話発信 お客様の電話を取り次ぎ、クライアント様指定の連絡先へ直接通話転送 ACD機能でオペレータを自動振分 積滞表示機能とPickup機能 nコール（2コール）発信・着信機能
管理機能	応対情報の登録管理 応対履歴の集計、検索、出力機能
拡張機能 (オプション)	業務時間外の留守番電話機能 録音された留守番電話の内容はIVR機能にて聞き取り可能 クライアント様への応対結果の自動・都度報告 FAX送信サービス機能 秘書代行システム連携、都度・定時送信、送信内容確認、プリント機能も可能 IVR通話録音再生サービス機能 秘書代行システムと連携、外部から録音再生が可能

システム概念図

システム構成図

システム構成の一例です。

CTI・DBサーバ

呼制御 / IVR / ACD / プレゼンス管理 / 通話ログ管理

APサーバ

標準CRMシステム（顧客管理 / 秘書代行）

※オプション

各種CRMシステム / 通話録音システム / FAXサーバシステム

業務フロー

電話代行業務における運用パターンです。

お客様から秘書センターへ電話をいただくと同時にクライアント情報がポップアップで表示されます。
秘書代行業務のオペレータは事前に情報を把握することができ、正確な応対が可能です。応対記録はメール・電話・FAXからクライアント様のご希望の方法で報告します。
お受けした電話をクライアント様へ取り次ぐ際もボタンをワンクリックするだけの簡単操作で直接通話を転送します。

また、秘書センターとお客様との会話は全て自動で録音されるので、オペレータは内容を繰り返し確認でき、聞き漏らしや応対記録の記入ミスも軽減されます。

推奨動作環境

サーバ

対応OS	Microsoft Windows 2000 Server 以降
メモリ	2GB 以上
HD	100GB 以上
DBサーバ	Microsoft SQL Server その他DBにも対応可能

DBライセンスは含まれておりません。

クライアント

対応OS	Windows10
メモリ	1GB 以上
HD	16GB 以上